Pentingnya Sistem Manajemen di Bisnis Keluarga

Image result for business

Pentingnya Sistem Manajemen di Bisnis Keluarga

Pada bulan April 2017 yang lalu, Yayasan Margo Utomo mengadakan seminar dengan tema “Alih Generasi dalam Bisnis Keluarga dan Sistem Perusahaan dari Tradisional ke Moderen” yang dibawakan oleh Bapak Tanadi Santoso. Mengutip pembahasan yang dibawakan oleh Bapak Tanadi, mengenai berapa persen bisnis keluarga yang bertahan sampai generasi ke-4, di Amerika hanya sekitar 4%, sedangkan di Asia hanya sekitar 9%. Dengan angka di bawah 10 persen ini, maka banyak bisnis keluarga yang mengalami kehancuran dari generasi ke generasi.

Mengapa hal ini bisa terjadi? Menurut Bapak Tanadi ada lima penyebab umum, yaitu: one man show, ketidakjelasan batas antara pekerjaan dan rumah tangga, tidak adanya transparansi, loyalitas pada pribadi tertentu, konflik dalam keluarga.

Penyebab-penyebab umum di atas, bisa dikurangi dengan menerapkan modernisasi pada sistem manajemen perusahaan. Salah satu sistem manajemen perusahaan yang bisa menjadi landasan modernisasi sistem manajemen perusahaan adalah penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

ISO 9001 adalah sebuah standar sistem manajemen yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization yang berpusat di Geneva, Switzerland. Berevolusi sejak tahun 1987, sekarang ISO 9001 sudah sampai pada edisi ke-5 yaitu ISO 9001:2015.

Ada tujuh prinsip sistem manajemen mutu yang diterapkan dalam ISO 9001:2015, yaitu:

1. fokus pelanggan (Customer Focus);
2. kepemimpinan (Leadership);
3. keikutsertaan setiap orang (Engagement of People);
4. pendekatan proses (Process Approach);
5. peningkatan (Improvement);
6. pengambilan keputusan berdasarkan bukti (Evidence Based Decision Making);
7. manajemen relasi (Relationship Management).

Selain ketujuh prinsip di atas yang menjadi dasar implementasi sistem manajemen mutu di sebuah organisasi, ISO 9001:2015 menganut kaidah PDCA (Plan, Do, Check, Action), risk based thinking dan continual improvement.

Implementasi yang diharapkan dari ISO 9001:2015, sebuah organisasi memahami konteks organisasinya dengan menetapkan visi misi organisasi, analisa isu eksternal dan internal yang terkait dengan organisasi (dalam hal ini menggunakan Analisa SWOT), serta menetapkan rencana bisnis organisasi (Business Plan).

Dari pemahaman konteks organisasi, kemudian organisasi melakukan analisa risiko dan peluang yang bisa terjadi di organisasi dan di setiap prosesnya (Risk Analysis). Hasil analisa risiko dan peluang ini digunakan untuk menetapkan:

a. Aturan operasional yang jelas (biasa disebut SOP – Standard Operating Procedures)
b. Kebijakan yang jelas
c. Standar ketentuan mutu yang jelas
d. Uraian tugas dan tanggung jawab yang jelas (biasa disebut Job Description)
e. Alur pelaporan yang jelas (flow chart)

Untuk memeriksa keefektifan implementasi aturan (SOP), kebijakan dan standar di organisasi, ISO 9001:2015 mensyaratkan adanya audit internal dan review oleh manajemen. Hasil dari audit internal dan review manajemen dipakai untuk melakukan perbaikan internal dan memperbarui analisa risiko yang telah dibuat.

Dengan demikian maka sistem manajemen akan mengalami peningkatan terus-menerus (continual improvement) sehingga mengurangi potensi penyebab umum kegagalan bisnis keluarga (one man show, ketidakjelasan batas antara pekerjaan dan rumah tangga, tidak adanya transparansi, loyalitas pada pribadi tertentu, konflik dalam keluarga).

Untuk menerapkan ISO 9001:2015 diperlukan waktu sekitar enam bulan, mulai dari permulaan sampai ke sertifikasi oleh Badan Sertifikasi. Untuk implementasi yang efektif, organisasi perlu dibantu oleh konsultan yang sudah mempunyai pengalaman dengan penerapan ISO 9001 di bisnis keluarga. Konsultan akan membantu organisasi mulai dari menilai kondisi awal organisasi, pelatihan, analisa risiko, pembuatan aturan dan kebijakan, audit dan pendampingan pada saat sertifikasi. Setelah didampingi oleh konsultan, selanjutnya organisasi disertifikasi sistem manajemen mutunya oleh Badan Sertifikasi yang bertingkat internasional. Apabila semua implementasi sistem sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan, maka organisasi akan diberikan sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Sertifikat ISO 9001:2015 selain sebagai bukti implementasi yang efektif, juga bisa digunakan sebagai daya tarik pemasaran. Dengan demikian, selain mendapatkan sistem manajemen yang moderen, juga mendapatkan nilai tambah pemasaran.

Peter David Wu
Business Consultant, PECB Certified Trainer
david.budiono@bizplusconsulting.com